Tarih, tekne ve süre aynı teklifte yer alsın
Benzer isimli tekne seçenekleri veya farklı tarih alternatifleri arasında konuşurken karışıklık oluşabilir. Son teklifte hangi tekne, hangi gün ve hangi saat aralığının değerlendirildiğini görün. Etkinlik süresinin biniş ve dönüşü kapsayıp kapsamadığını sorun. Teknenin değişmesi veya farklı bir seçenek önerilmesi halinde bunu nasıl değerlendireceğinizi önceden netleştirin.
- Etkinlik tarihi ve biniş saati
- Seçilen teknenin adı veya açık tanımı
- Katılımcı sayısı ve etkinlik düzeni
- Toplam süre ve ek süre koşulları
- Kalkış ve dönüş iskelesi
Toplam tutarın içinde neler olduğunu öğrenin
Kişi başı fiyatla birlikte toplam grup tutarını da görün. Menü, içecekler, DJ, ses-ışık, dekor ve çekim ayrı kalemlerse bunların ücretini tek listede değerlendirin. Varsa vergi, servis, yakıt veya ek süre ücretlerinin nasıl hesaplandığını sorun; her teklifin aynı kalemleri içerdiğini varsaymayın. Gruba duyuracağınız ücretle organizatörün yazılı toplamı uyumlu olsun.
Katılımcı sayısı değişirse ne olacağını konuşun
İlk görüşmedeki yaklaşık sayı ile kesin katılım farklı olabilir. Hangi tarihe kadar sayı değişikliği yapılabildiğini, azalma veya artışın ücreti nasıl etkilediğini öğrenin. Yemek siparişi için son bildirim tarihi tekne kapasitesinden ayrı bir konu olabilir. Son dakika misafir katılımını organizasyon ekibine haber vermeden planlamayın.
Ön ödeme ve iptal şartlarını yazılı isteyin
Ön ödeme tutarı, kalan ödemenin tarihi, tarih değişikliği ve iptal durumunda uygulanacak koşullar kendi teklifinizde bulunmalıdır. Bütün tekneler veya tarihler için geçerli sabit bir kapora oranı varsaymayın. Ödeme talebinin seçtiğiniz organizasyon ve yazılı kapsamla eşleştiğini kontrol edin. Anlaşılmayan bir madde varsa ödeme öncesinde açıklama isteyin.
İskele, ulaşım ve hava planını kontrol edin
Kalkış konumu, tekneye geçiş ve dönüş için katılımcılara tek bir bilgi mesajı hazırlayın. Hava koşullarında kapalı alanın nasıl kullanılacağı ve program değişikliği halinde nasıl iletişim kurulacağı önceden konuşulmalıdır. Bir kapalı bölümün bulunması, her koşulda etkinliğin aynı şekilde yapılacağını göstermez. Uygulanacak alternatif, seçilen tekne ve koşullara göre yazılı netleşmelidir.
Son kontrolü organizasyon sorumlusu yapsın
Sınıf veya bölüm adına bir kişi, son kapsamı ve katılımcı sayısını ekip ile karşılaştırabilir. Menü tercihleri, konuşma mikrofonu, çekim ve özel saat talepleri listede yer alsın. Tekne seçimi sırasında yolcu kapasitesi, izin, sigorta ve güvenlik ekipmanlarıyla ilgili bilgileri işletmeden isteyin. Böylece etkinlik günü yeni talepler eklemek yerine üzerinde anlaşılan programı uygulamak kolaylaşır.
Rezervasyon öncesi kısa özet
Teklifinizin aşağıdaki başlıkları karşılayıp karşılamadığını birlikte gözden geçirin. Bu liste organizasyon planlamasına yardımcı olur; kendi anlaşmanızın koşullarının yerine geçmez.
- Tekne, tarih, saat ve kişi sayısı net mi?
- Dahil ve hariç hizmetler yazılı mı?
- Toplam ücret ve ödeme zamanları belli mi?
- İptal ve tarih değişikliği koşulları açık mı?
- İskele, dönüş ve hava planı konuşuldu mu?
- Etkinlikte iletişim kurulacak kişi belli mi?